La plataforma de contabilidad del grupo

por Edilio E. Rossi*

ELel contexto empresarial

Muchas empresas italianas, en su proceso de crecimiento, han experimentado a lo largo del tiempo una estratificación de las aplicaciones transaccionales, contables y de gestión que ha hecho que la gobernanza económica y financiera a nivel de grupo sea cada vez más compleja.

Las fusiones, adquisiciones, reorganizaciones han tenido como efecto para las empresas el tener que adaptarse a lo largo del tiempo a una situación de coexistencia de diferentes sistemas contables Erp, al mismo tiempo que aumenta constantemente el número de aplicaciones que inciden directamente en los procesos contables (record-to-report), como los software de facturación y las aplicaciones de gestión de nuevos modelos de negocio (e-commerce, servitización, etc.).

En particular, son sobre todo los grupos caracterizados por una importante presencia internacional y/o por un elevado número de filiales y unidades de negocio distribuidas geográficamente los que experimentan este tipo de problemas. Organizaciones que hasta ahora se han limitado a utilizar estados financieros consolidados y reporting para el gobierno económico-financiero de su negocio.

Hoy, sin embargo, la falta de un gobierno contable centralizado del grupo que armonice y alinee los distintos sistemas contables, implemente un plan de cuentas único de la empresa y brinde una visión completa, no solo agregada sino detallada, de los procesos administrativo-contables, es un problema inaplazable.

una necesidad concreta

Hoy en día, el director ejecutivo y el directorio de la empresa necesitan una vista en tiempo real de los saldos finales a nivel de grupo, para fines de toma de decisiones y comparación con la planificación estratégica y operativa. Las funciones de CFO y AFC encargadas del cierre, reporte y planificación y control del grupo deben garantizar la visibilidad, exactitud y precisión de los datos e información administrativo-contable en un tiempo muy breve.

Esto va mucho más allá de la información resumida presente en los estados financieros consolidados y en la información del grupo -civil y gerencial- que hasta ahora ha representado la única herramienta confiable y confiable de control de gestión. Las otras herramientas analíticas que soportan las finanzas sufren inevitablemente la complejidad derivada de la presencia de diferentes y múltiples planes de cuentas, sistemas contables y aplicaciones transaccionales y fuentes de alimentación heterogéneas (multi-ERP, aplicaciones, etc.).

Por otro lado, la implementación de un sistema ERP de un solo grupo choca por un lado con los costos -económicos y organizacionales- y el tiempo de un proyecto de esta magnitud, por otro lado con el creciente dinamismo de las empresas, constantemente involucradas en fusiones, adquisiciones y reorganizaciones de sus negocios. El desarrollo y el crecimiento son más rápidos de lo que la TI puede mantener, por lo que siempre habrá una cantidad de entidades comerciales o procesos transaccionales que se retrasarán en el proceso de consolidación en un solo sistema ERP grupal. ¿Cómo superar este dilema?

Las posibles soluciones

Para responder a estas necesidades, es posible referirse a una plataforma de contabilidad grupal, lo que evita tener que consolidar los diferentes sistemas e instancias de Erp presentes y las aplicaciones transaccionales y de gestión que generan asientos en las secciones de referencia.

En otras palabras, es necesario mantener los libros auxiliares contables en los diversos sistemas Erp existentes, aprovechando la capacidad de consolidar los datos en un solo libro mayor para implementar una vista de contabilidad de grupo detallada, centralizada y unificada (plan de cuentas, jerarquías, reglas de reclasificación, consolidación de diarios en el nuevo GL, etc.).

Esto le permite implementar una estrategia de convergencia de sistemas de contabilidad fragmentados y distribuidos a través de la adopción de una plataforma Enterprise Accounting Hub real. La elección de este tipo de soluciones de aplicación y arquitecturas de TI coherentes permite evaluar diferentes escenarios de adopción y uso, desde las opciones de racionalización e integración gradual de entornos multi-ERP, pasando por el soporte de servicios compartidos, hasta habilitar caminos de migración y consolidación de las diversas aplicaciones comerciales en el campo contable.

* Director de Desarrollo de Negocios, Soluciones Financieras Digitales, Oracle Miembro del Comité Técnico de Planeación y Control de ANDAF